辞表の書き方がわからず、退職の際に戸惑っていませんか？
会社を辞めると決めたものの、上司にどう伝え、どのように辞表を作成すれば良いのか悩んでいる方も多いでしょう。辞表は単なる退職の意思表明ではなく、最後まで礼儀を尽くす大切な書類です。
この記事では、スムーズに退職するために知っておきたい辞表の書き方と提出前に準備しておくべきポイントを解説します。
- 辞表・退職願・退職届の違い
- 辞表の正しい書き方
- 辞表提出前に確認すべきマナーと準備
辞表の作成と提出の手順を理解し、円満な退職を実現するためにも、ぜひ最後までご覧ください。
辞表と退職願、退職届の違い
会社を退職する際に提出する書類として、辞表・退職願・退職届という言葉を耳にしますが、それぞれ意味や使い方が異なります。
実は、役職によって提出すべき書類が変わるため、自分の立場に適した書類を選ばなければなりません。ここでは、退職時に提出する書類の違いを解説します。
辞表
辞表とは、一般的に民間企業の役員や経営層、あるいは公務員が辞職をする際に使用する書類です。
つまり「役職を辞任したい」という意思を表す書類といえます。
取締役や役員は経営者としての役職に任命されている立場で、会社と雇用契約を結んでいません。そのため、辞職に際しては、経営上の役職を辞任する形で辞表を提出します。
一方、公務員の場合も、民間のような雇用関係ではなく、行政から職務を委任されている立場です。辞表を提出することで、任されている職務を辞する意思を示しましょう。
辞表は役職や職務の辞意を表すために用いられ、一般社員が提出する退職願や退職届とは役割が異なります。
退職願
退職願は従業員が会社に「退職させてほしい」とお願いする書類です。退職の意思を伝えるものの、提出したあと会社が認めるまでは撤回できる点が特徴です。
文面には「退職させていただきたくお願い申し上げます」といった謙虚な表現を使用し、会社への配慮を示します。
退職願はあくまで意思を伝える書類であり、会社からの承認を求める形式が一般的です。そのため、円満な退職を目指したい場合は、まず退職願を提出するのが良いとされています。
退職の意思表明は口頭でもできるため、状況によっては退職願を省略できます。
退職届
退職届は、従業員が会社に対して退職の意思を確定的に伝える書類です。一度提出すると撤回できないのが特徴で「退職いたします」と言い切る形の文面が一般的です。
退職願とは異なり、引き止めを避けたい、確実に退職したいといったケースで使用されます。
このため、会社が退職願を承認してくれない、引き止めが続くなどで退職を確実に進めたい場合に効果的です。退職の意思を強く伝える書類として、退職届は正式な退職手続きです。
あなたが退職届を書くのが面倒なら、以下の退職届の無料テンプレートを活用してください。
私が会社を退職する際は、会社指定の退職届を提出しました。退職届を準備する前に、上司に指定のものがないか確認しましょう。
辞表の書き方
辞表の書き方は、辞職する役職や職業によって異なります。一般企業の取締役が辞める場合と、公務員が辞める場合では、記載する内容やフォーマットも若干の違いが求められるため、あなたに合った例文を選びましょう。
辞任届
私は、一身上の都合により、令和○○年○月○日をもって貴社の取締役を辞任したく、ここにお届けいたします。
令和○○年○月○日
東京都○○○○
取締役 ○○ ○○ ※押印
株式会社○○ 御中
辞職願
私は、一身上の都合により、令和○○年○月○日をもって職務を辞することをお願い申し上げます。
令和○○年○月○日
東京都○○○○
○○省□□局 担当官 ○○ ○○ ※押印
○○省□□局 御中
辞表は最終的な意思表明として提出するものですから、具体的な辞職理由は不要です。辞表の書き方のマナーについては、以下の見出しで解説します。
辞表の書き方にマナーはある？
辞表は正式な書類ですから、正しい書き方や形式を守らなければなりません。ここでは、辞表を書く際に気になる3つのポイントについて解説します。
- 手書きで書くかパソコンで作成するか
- 縦書きか横書きか
- 封筒をどう扱うか
マナーを守って、最後まで礼儀を尽くし、円満な退職を目指しましょう。
手書きで書くかパソコンで作成するか
辞表は手書きでもパソコンで作成しても問題ありませんが、手書きを選ぶ方が多い傾向があります。手書きが選ばれる理由の1つは、辞表は手書きであるべきと考える方が一定数いるからです。
また、手書きのほうが退職の意思が伝わりやすく、誠意を示していると受け取られます。円満な退職を目指したい方や特にこだわりのない場合は手書きで書きましょう。
縦書きか横書きか
辞表は、手書きとパソコンのどちらで作成する場合でも、縦書きで作成するのが一般的です。とはいえ、もし会社や組織から横書きを指定された場合は、指示に従いましょう。
辞表は正式な書類のため、指示がないかぎり縦書きが無難です。
書き間違った場合は、修正ペンを使わず、新しい用紙に書き直しましょう。
封筒をどう扱うか
辞表を提出する際は、無地の封筒に入れて上司に手渡すのがマナーです。使用する封筒は郵便番号欄や装飾のないシンプルな白封筒を選び、表面には辞表とだけ記載します。
裏面には自分の所属と氏名を左下に書きましょう。手渡し用の封筒のため、住所の記載は不要です。
封はしてもしなくても構いませんが、封をする場合は糊付けのうえで〆を記載します。テープは避けましょう。また、辞表は原則手渡しですが、やむを得ない場合は郵送も可能です。
郵送する場合は、辞表を封筒に入れ、さらに大きな封筒に入れて送付し、封筒の表面には親展と赤字で書くようにしましょう。
辞表の用紙や封筒は100均で購入できます。退職届用として無地のものが販売されているので、活用しましょう。
公務員の辞表の出し方！スムーズな退職を実現する3つの準備
公務員が辞表を提出する際、いきなり辞表を出してしまうと周囲に驚かれたり、スムーズに退職手続きが進まなかったりするリスクがあります。退職までの手続きを滞りなく進めるために、事前に以下の3つの準備をしておきましょう。
- 辞職の理由を整理する
- 直属の上司に伝える
- 辞表のフォーマットを確認する
これらの準備を整えることで、スムーズかつ円満に退職を進められます。
退職の理由を整理する
辞表を上司に提出する前に、まず自分の退職理由を整理しましょう。辞表を提出すると撤回することは難しいです。後で後悔しないように、時間をかけて退職理由と向きあいましょう。
退職の理由があいまいだと、上司に伝えた際に引き止められやすくなるため、具体的な動機を前もってまとめておくとスムーズです。
もし本当の理由を伝えたくない場合や、言いづらい事情がある場合は、以下の記事を参考にしてくださいね。
直属の上司に伝える
辞職を決意したとしても、いきなり辞表を提出するのはマナー違反とされています。まずは直属の上司に、退職の意向を口頭で伝えましょう。
上司に伝える際は「退職を考えています」というあいまいな表現ではなく「退職を決意しました」と明確に意思を示すことで、引き止められるリスクを減らせます。
上司との話し合いを経て、辞表を提出することで、退職後の手続きもスムーズに進みやすくなります。上司に話をする際には、冷静かつ誠意を持って伝えるよう心がけましょう。
辞表のフォーマットを確認する
辞表には定められた形式がある場合があります。組織ごとにフォーマットや提出方法が異なることがあるため、事前に所属先の担当部署や規定を確認しておきましょう。
指定のフォーマットがある場合は、その指示に従って作成してください。
フォーマットがない場合は、前の見出しで紹介した例文やマナーを参考に、ビジネス文書としての形式を守ることが大切です。手書きで作成する場合は、誤字脱字がないよう注意し、丁寧に書きましょう。
辞表の書き方を確認してスムーズに退職しよう！
辞表を提出して円満に退職するには、正しい手順とマナーが欠かせません。まずは、あなたが提出するべき書類が、辞表・退職届・退職願のどれなのかを確認しましょう。
また、会社指定のフォーマットがあるかも事前にチェックしておくと、スムーズに準備を進められます。
退職を決めた時にいきなり辞表を提出してはいけません。上司に伝える退職理由を整理し、明確な意思を持って話しあいに臨みましょう。退職が合意されてから、辞表を提出してください。
退職までの手続きを円滑に進め、気持ちよく新しいスタートを切りましょう。
コメント